Caso de éxito software kawak en México

¿Por qué buscamos un software como kawak?

"Necesitábamos mejorar nuestro control documental, manejábamos unas carpetas en un servidor de archivos que requería de varios controles para mantener los formatos y documentos actualizados, pero estos controles no eran eficientes ya que necesitábamos a una persona dedicada a esta función.

Por eso decidimos emprender la búsqueda, evaluamos durante 3 o 4 meses varias herramientas, considerábamos que entre más robusto sea el sistema mejor, pero al analizar los procedimientos que se requerían, pensamos si realmente valdría la pena, si sería un beneficio o perjuicio para la organización.

Concluimos que lo que necesitábamos era practicidad, mientras más sencillo y simple se maneje el software sería lo ideal, siendo la mejor opción kawak por su simplicidad de uso y su efectividad en la implementación".

Gestión y control documental

"kawak es un herramienta muy simple y sencilla, nosotros teníamos cerca de 460 documentos, los cuales empezamos a trasladar y a migrar al software organizadamente, con la configuración de usuarios y permisos según cada documento.

Priorizamos y empezamos a migrar los documentos más importantes, luego terminamos los procedimientos y finalmente los formatos. Este proceso nos tomó alrededor de 5 meses, a nuestro paso ya que teníamos otras actividades que ejecutar, pero todo valió la pena porque aprovechamos para revisar y analizar la utilidad de cada documento y encontrar la forma de hacerlo más eficiente."

Disc It Business Solutions ahora puede vivir los beneficios de haber ejecutado una migración de documentos exitosa en kawak, "ahora tenemos más conciencia de los beneficios que nos ha dado esta migración, porque podemos gestionar de manera más segura los documentos, hacer seguimiento, tener el control y apoyar a coordinar fácilmente las revisiones de auditoría e identificación de hallazgos. Tenemos 2 certificaciones ISO (20000 Servicios de TI y 27001 Seguridad de la Información) y tener toda la documentación controlada y actualizada nos facilita la revisión de controles en las auditorías para mantener la certificación".

"Antes nos tomaba de 2 a 3 semanas en revisar y asignar controles de auditoría a la documentación, ahora lo hacemos en 2 o 3 días máximo".

"Kawak también nos ha permitido simplificar los procesos de revisión y aprobación de documentos, antes el proceso era manual, se debía enviar un correo electrónico, llamar a la persona, imprimir el documento, firmarlo enviarlo nuevamente por correo electrónico, si existían cambios era necesario repetir el procedimiento. Ahora lo que hicimos fue capacitar a los colaboradores para hacerlo digitalmente en kawak, actualmente con 2 clics contamos con la revisión o aprobación de los documentos"

"Kawak es una herramienta muy intuitiva y no necesita una curva de aprendizaje demasiado grande, lo cual favoreció mucho en la implementación. A principio pensamos que como no era una empresa de México íbamos a tener dificultades, pero nada de esto pasó, el soporte ha sido muy ágil y eficiente, los videos y las asesorías nos han ayudado bastante en el proceso sin bloqueos a pesar de estar en diferentes países".

Conoce más de la gestión documental y cómo puedes digitalizarlo con kawak

Mejoras de la organización

La mejora continua se ha convertido en una capacidad que debe desarrollar la empresa de hoy, en un entorno tan cambiante debemos estar un paso adelante y con una visión clara de lo que queremos corregir, mejorar y alcanzar con nuestros procesos. Disc It Business Solutions resolvió con kawak la necesidad de hacer seguimiento a las acciones correctivas, y lo mejor, que autogestionó su mejora continua en las áreas de la organización.

"Anteriormente teníamos un excel donde el área de calidad hacía un listado de acciones correctivas y las enviábamos por correo electrónico a las áreas, en el que solicitábamos que hicieran el análisis de causa raíz y definieran un plan de acción, todo esto se hacía manual, y era muy fácil que se traspapelara la acción. Ahora con la herramienta kawak es muy fácil porque asignamos al responsable del proceso la acción correctiva y esta persona la analiza, define su causa raíz y define planes de acción con fechas y responsables en el software. Esto permite que podamos ver al instante un estatus de todas las acciones de la organización."

"Como es normal, los usuarios en un inicio sintieron el cambio con las constantes notificaciones del software, sin embargo, ahora consideran a kawak como una herramienta positiva que sirve de soporte para obtener el cumplimiento de sus tareas de una manera más eficiente”

Conoce más detalles de cómo gestionar las mejoras de la empresa de forma fácil y sencilla

Mapa de procesos

Procesos claros estrategia alcanzable. Los procesos son la base fundamental en toda empresa para lograr su propósito, estrategias y metas. Disc It Business Solutions configuró sus procesos en la herramienta y actualizó y clasificó sus procesos relacionando los documentos que pertenecen a cada área.

"Esta herramienta de mapa de procesos también ha permitido generar conciencia para que cada líder gestione su proceso, incluyendo sus riesgos, acciones de mejora y documentos.

Anteriormente esta actividad estaba a cargo del área de Calidad de la empresa y no se generaba el beneficio que se deseaba, ya que lo ideal es que cada área se responsabilice de sus procesos, se autogestione y se comprometa con su mejora contínua."

DISC - It Business Solutions

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