Caso de éxito en México | Software kawak

Minutas y actas de reunión

"Constantemente tenemos reuniones semanales y mensuales con la alta dirección, en kawak® capturamos todos los acuerdos de las reuniones en minutas digitales. Esta funcionalidad la usamos muchísimo porque nos ha ayudado a mejorar la comunicación, el seguimiento a las actividades y los compromisos a los que llegamos en cada reunión; para el seguimiento también nos ha gustado mucho que podemos ver cuales acuerdos se han cumplido y cuales no, con sus fechas de vencimiento y los responsables de cada tarea".

"Otro de los grandes beneficios es que no tenemos que gastar papel y todo queda digitalizado. Anteriormente cuando hacíamos una minuta en papel era difícil seguir la continuidad de los acuerdos porque muchas veces no se facilitaba ir al archivo físico y ver las fechas de lo que quedó pendiente, o la otra opción era pasar los acuerdos a un excel y tratar de llevar el control de desde ahí, pero significaba doble trabajo y de igual modo no se podía saber desde cuando y desde donde se activaban los acuerdos. Con kawak® podemos hacer todo esto y adicionalmente podemos migrar los pendientes que quedan abiertos y ver el tiempo de retraso que llevan con sus responsables en el nuevo documento".

Consulta más información del módulo para minutas y actas de reunión

Indicadores

"Era muy difícil llevar los indicadores en excel, tanto porque las fórmulas de repente se movían o para algunas personas no se les facilitaba formular. Con kawak® hemos podido lograr un seguimiento puntual de lo que necesitábamos, adicionalmente podemos subir evidencias y asignar responsables a cada indicador, lo que nos facilita el seguimiento y actualización de los mismos".

"Las alertas de notificación de alimentar el indicador que envía kawak® a los responsables, ha facilitado el trabajo y el seguimiento de que la información esté al día, pues a cada persona le llega su alerta de que es momento de alimentar el indicador. Nos ha gustado mucho de que la herramienta es muy práctica y sencilla".

Gestiona tus indicadores de forma simple con kawak

Documentos

"Este fue uno de los principales motivos para contratar kawak. Gestionar el control de los documentos manualmente es muy complicado, se perdía mucho tiempo en las actualizaciones documentales, con kawak los actualizamos y distribuimos digitalmente sin la necesidad de crear un archivo físico, evitamos errores por la consulta de procedimientos o formatos que ya no están vigentes, también hemos minimizado las cantidad de inspecciones que hacíamos cada vez que actualizábamos un documento".

¿Por qué las empresas generan documentos? a simple vista podría ser una pregunta obvia, pero es importante recordar la importancia de la existencia de documentación en las organizaciones y en general en muchas de las cosas que hacemos, por ejemplo cuando compramos un mueble de ensamblar, sería demasiado complejo armarlo sin consultar el documento de instrucciones; de hecho aun leyendo el manual lo es y en ocasiones hay que repetir algunos pasos. Lo mismo ocurre en las organizaciones, si no ejecutamos lo que escribimos que se debe hacer, es muy difícil que logremos procesos exitosos.

Tener en orden los documentos también es de mucha ayuda a la hora de mostrar evidencias de lo que hacemos. Lineas 1 de mayo ha logrado este beneficio "Proyectamos mucha confianza a las auditorías externas cuando mostramos el módulo documental, porque ahí pueden buscar todos los documentos, verificar las últimas versiones, fechas de actualización, el ciclo de creación, revisión y aprobación del documento, los permisos que tiene cada persona para ver y llenar documentos y formatos, etc".

Para ver más información sobre el módulo documental haz clic aquí

Talento Humano

Tener organizada la gestión del talento humano te permitirá ahorrar tiempo y ser más productivo en labores más estratégicas de tu talento humano, como lo es el desarrollo de competencias y evaluación del desempeño de los colaboradores. Líneas 1 de mayo digitalizó todos los expedientes en kawak y el proceso de formación de sus colaboradores. "Nos gusta mucho que vincule toda la información, adicionalmente que podamos ver tanto los procesos de evaluación de competencias de desempeño como los de formación".

"Hemos hecho evaluaciones anuales 360 y algunas encuestas de clima laboral y ha sido de gran ayuda, cada colaborador entra al software y las hace. Cuando no ha hecho la actividad el software le notifica el pendiente y la fecha vencida, no hay forma de que te olvides o pierdas el seguimiento. El módulo es muy sencillo y práctico de usar".

En kawak puedes ver cada una de las tareas o actividades pendientes que tienen los colaboradores en cada módulo, esta funcionalidad es de gran valor para Lineas 1 de mayo y para los más de 500 clientes que han usado kawak.

Revisa más información del módulo de talento humano haciendo clic aquí

Riesgos

El módulo de riesgos de kawak te ayudará a identificar, monitorear y controlar los riesgos que ponen en peligro tu organización.

"Al principio batallamos un poco con este módulo porque la metodología que seguía kawak era diferente a la nuestra, pero al final lo conseguimos homologar. Al agregar todos nuestros riesgos el software automáticamente nos generó una evaluación y esto nos gustó mucho, kawak básicamente nos fue guiando en todo el proceso. También me gustó mucho que el sistema forza a que hagas bien todo el proceso de acciones y planes de contingencia para mitigar los riesgos que agregaste."

Solicita más información sobre el módulo de gestión de riesgos

Auditorías

Kawak tiene 2 opciones fundamentales en este módulo y son las auditorías y las inspecciones. Lineas primera de mayo tiene tanto las auditorías como las inspecciones programadas en este módulo.

"En las inspecciones me gusta mucho que puedo hacer la inspección con un checklist digital donde ahí mismo puedes adjuntar evidencias y poner responsables a las acciones de los hallazgos que se identifiquen".

"En las auditorías kawak nos ayudó mucho a mejorar el proceso de programación y digitalización de las actividades y controles, nos permitió llevarlas a otro nivel".

Ejecuta tus auditorías e inspecciones desde cualquier lugar y consolida fácilmente el informe final de auditoría, leer más de este módulo

Mejoramiento

"Este módulo nos ayuda mucho al departamento de calidad, aquí registramos todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora de la empresa y le damos seguimiento que es lo más importante. Anteriormente era difícil hacer el seguimiento de las acciones hasta su post cierre porque se perdía el hilo del proceso o las fechas de cierre no se cumplían. Ahora en kawak el seguimiento a estas acciones se ha mejorado mucho porque el sistema te va notificando automáticamente los tareas que tienes pendientes por ejecutar en las acciones, el estado y la fecha de cierre".

Otro aspecto importante que brinda este módulo es la visibilidad del estado de mejora global de la organización, el cual es de suma importancia para la alta dirección "la alta dirección está constantemente entrando al sistema para validar los informes gerenciales, de revisión por la dirección, el estado de las mejoras, acciones y hallazgos, ellos tienen mucha visibilidad del estado del sistema y de lo que está pasando en la organización".

Lee más sobre el módulo de mejoramiento continuo de kawak, haz clic aquí

Lineas 1 de mayo transporte

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