ITELCA

En busca de la eficiencia: los desafíos de ITELCA antes de la implementación 

Gestión de sistemas: Los sistemas de gestión de calidad, seguridad y salud en el trabajo, y ambiental eran prioridades para la alta dirección de ITELCA, ya que se consideraban aspectos valorados por sus clientes. Aunque la empresa estaba certificada, existía la necesidad de aportar aún más y aprovechar la ventaja competitiva que implicaba cumplir con estos estándares.

Procesos manuales y exceso de documentación: El seguimiento de los registros se realizaba manualmente a través de hojas de cálculo de Excel, lo que generaba una abundancia de documentación. Los archivos de matrices de riesgo y requisitos legales estaban almacenados en Excel, lo que aumentaba el riesgo de daños en gráficos y figuras debido al peso de los archivos. 

Además, el acceso al servidor era complicado para las personas involucradas en el sistema, ya que todos los documentos se encontraban en una sola carpeta en formato de Word, lo que dificultaba la integridad, confidencialidad y manejo de la información.

Carga de trabajo y participación de los empleados: El jefe de Gestión Integral tenía una carga de trabajo considerable, siendo que todos dependían de él para completar formatos, socializar procesos y acciones correctivas, y enviar mejoras. Uno de los desafíos habituales en los sistemas de gestión era lograr la participación activa de los empleados.

Seguimiento y visibilidad limitados: Existía una falta de seguimiento efectivo de las tareas pendientes. Después de cada reunión, las tareas se documentaban de manera física o en Word, lo que no generaba alertas ni permitía un seguimiento adecuado ni una visibilidad clara de las responsabilidades.

Disponibilidad limitada de información: La falta de disponibilidad de información era un desafío para los jefes de ITELCA, ya que necesitaban conocer el estado de los indicadores operativos, tácticos y estratégicos. No era posible saber si se cumplían o no hasta que se alcanzaba un punto crítico, lo que generaba incertidumbre y dificultades en la toma de decisiones.

Una solución innovadora: cómo kawak® transformó la gestión de ITELCA

Ante estos problemas, ITELCA decidió investigar y encontró en kawak® la solución ideal que se adaptaba a sus necesidades. A través de demostraciones y un acompañamiento constante, el equipo comprendió la importancia de un sistema de gestión respaldado por un software eficiente. Las responsabilidades se fueron transmitiendo gradualmente a los encargados, y la herramienta demostró ser amigable y didáctica para los usuarios, facilitando su adopción.

Transformación digital en acción: cómo ITELCA adoptó kawak®

Con la asesoría de kawak®, ITELCA realizó una exitosa implementación del software. Durante el primer año, un asesor dedicado guió al equipo a través de cada módulo, asegurando una transición fluida y una comprensión completa de la herramienta. Se crearon grupos de auditorías cruzadas a nivel de empresa, permitiendo a varios auditores realizar inspecciones y consultar indicadores clave en la plataforma.

Una organización transformada

Desde la implementación, toda la organización ha experimentado cambios significativos. Se ha establecido un grupo de auditorías cruzadas a nivel empresarial, donde varios auditores llevan a cabo inspecciones y todos los miembros acceden a la plataforma para visualizar los indicadores del equipo.

Los temas relacionados con la gestión humana se han migrado de manera fluida utilizando formularios en kawak®. Uno de los aspectos destacados por los auditores es garantizar que cada persona haya leído su perfil de cargo y aceptado los términos, lo cual se ha facilitado a través de estos formularios.

Gracias a la facilidad de acceso, se ha pasado de tener solo 3 responsables de inspecciones a contar con 20. Estos nuevos responsables pueden ingresar y verificar el progreso de otros líderes que supervisan programas específicos. Además, registran los hallazgos en el informe de inspecciones, generando resultados concretos. Todo el proceso de inspección, desde la creación de tareas hasta su cierre, se realiza en la misma plataforma, lo que permite una trazabilidad efectiva.

Con la incorporación de indicadores en kawak®, cada líder de proceso ha creado los suyos en colaboración con el equipo. Esto ha brindado una mayor claridad sobre la naturaleza de los indicadores, su medición, las metas a alcanzar y la visualización mediante semáforos. La herramienta ha mejorado la comprensión de los conceptos y el funcionamiento del sistema en general. Al finalizar el año, se ha logrado analizar el historial y evaluar oportunidades para establecer metas más ambiciosas.

kawak® ha facilitado la alimentación de indicadores al proporcionar tablas, imágenes y acciones predefinidas. Esta característica agiliza el proceso de creación y ajuste de indicadores. Incluso resultando en la integración y certificación de otros sistemas de gestión, como ISO 27001.

Lecciones valiosas: el cambio de ITELCA en su camino hacia la excelencia

La implementación exitosa de kawak® ha demostrado el valor de tener un sistema centralizado, evitando procesos manuales y facilitando la toma de decisiones basadas en información confiable. La experiencia ha resaltado la importancia de la responsabilidad individual y el trabajo en equipo, así como la necesidad de adaptarse y aprovechar las oportunidades de mejora continua que ofrece el software.

La implementación de formatos como el de «espinas de pescado» ha mejorado el flujo de ideas y el análisis de causas durante las reuniones de equipo, permitiendo un enfoque más estructurado y efectivo.

¡El caso de éxito de ITELCA con kawak® demuestra cómo una implementación eficiente y el uso adecuado de un software de gestión pueden generar un impacto positivo en la organización, optimizando procesos, fortaleciendo la toma de decisiones y mejorando la eficiencia operativa!