Auditorías
Las auditorías son procesos clave para evaluar el cumplimiento de normas, detectar oportunidades de mejora y fortalecer los sistemas de gestión. Ya sean presenciales o virtuales, permiten analizar de forma objetiva qué funciona, qué debe corregirse y cómo hacia una gestión más eficiente.
En este artículo encontrarás los tipos de auditorías, sus etapas, las diferencias con las inspecciones y cómo aprovecharlas para impulsar la mejora continua en tu organización.
Te invitamos a leer: Lista de chequeo para alcanzar los objetivos de tu auditoría interna
¿Qué es una auditoría?
Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación que permite comprobar si una actividad se está ejecutando según lo planeado y conforme a las directrices establecidas.
Según la ISO (Organización Internacional de Normalización), las auditorías son un proceso sistemático, independiente y documentado que permite obtener evidencia y realizar una evaluación objetiva para determinar en qué medida se cumplen los criterios definidos, como políticas, procedimientos o requisitos específicos.
La finalidad de una auditoría es diagnosticar; identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado, cuáles no y aquellas que son susceptibles de mejora.
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El ejercicio de auditar siempre se debe identificar por ser:
Esto significa que debe estar basada en hechos reales, sustentables y con evidencia, actuando en su desarrollo con una actitud mental independiente e imparcial.
Ya que se desarrolla bajo una serie de pasos y etapas, que se deben ejecutar en un orden lógico para lograr el objetivo final.
Porque será un proceso desarrollado por un auditor, una persona, el cual debe tener la capacidad de informar lo que se halle en la auditoría sin ningún juicio de valor e independencia.
¿Por qué son importantes las auditorías?
Las auditorías son una herramienta clave para fortalecer la gestión organizacional. Sus objetivos deben estar siempre alineados con los de la alta dirección, ya que permiten evaluar de manera objetiva el desempeño y cumplimiento de los procesos. Estas son algunas razones por las que su importancia es estratégica.
Ya sean internos o externos, las auditorías permiten identificar fallos, oportunidades de mejora y garantizar que las actividades se realicen conforme a lo establecido.
Para la alta dirección, contar con datos verificables y objetivos es esencial para definir estrategias, corregir desviaciones y orientar el crecimiento de la organización.
Fomentan la responsabilidad en los equipos de trabajo, ayudan a ordenar procesos, optimizan recursos y promueven la adopción de buenas prácticas operativas.
Las auditorías permiten identificar si la empresa está cumpliendo con las leyes, reglamentos y requisitos del sector, reduciendo riesgos legales y sancionatorios.
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Aunque a veces se percibe como un proceso negativo, la auditoría es una herramienta clave para detectar desviaciones, mejorar procesos y alinear las operaciones con los objetivos de la organización.
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Se puede auditar una sola área, una cadena de procesos o el cumplimiento de normativas específicas. Dependiendo del enfoque, existen varios tipos de auditoría. Estos son los más comunes:
- Interna: realizada dentro de la empresa para identificar oportunidades de mejora.
- Externa: ejecutada por un ente independiente, verifica cumplimiento de normas o requisitos.
- Operativa: analiza la eficiencia y efectividad de los procesos.
- Fiscal: evalúa el cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Ambiental: revisa el impacto ambiental y cumplimiento de normativas.
- Pública: aplicada a entidades estatales o con recursos públicos.
- Informática: analiza sistemas, seguridad y gestión tecnológica.
- Integral: combina diferentes enfoques para una evaluación global.
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¿Cómo reviso mi sistema de gestión a través de las auditorías?
Las auditorías son herramientas esenciales para revisar el desempeño de un sistema de gestión, ya esté basado en normas ISO o no. Nos permiten identificar fortalezas, detectar desviaciones y encontrar oportunidades de mejora.
A continuación, te explicamos de forma práctica cómo llevar a cabo una auditoría eficaz:
Es muy importante diseñar un plan de auditoría, la etapa de planeación es el 60% del proceso, por tanto se requiere que esta actividad sea tratada como de alto valor. Este plan de auditoría debe iniciar con un objetivo y alcance claramente definidos; qué tipo de auditoría se va realizar, ¿qué procesos?, ¿qué controles o actividades? ¿qué normas?, ¿cuál metodología?. Luego de tener esta información detallada y entendida por los interesados, se debe conformar el equipo auditor con la experiencia necesaria para ejecutar la auditoría, estos integrantes pueden ser internos o externos y también deben tener un claro entendimiento del objetivo y alcance de la auditoría.
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Teniendo el equipo conformado, se detallan las actividades a ejecutar en la auditoría, las pruebas y sus fechas correspondientes. Esta información regularmente se detalla en un cronograma de auditorías.
Cronograma de Auditorias
Este documento es la guía para la ejecución de la auditoría donde por lo general se detalla la siguiente información:
- Procesos a auditar
- Cronograma auditorías
- Preguntas, pruebas o criterios a aplicar
- Responsables
- Fechas de inicio y fin
- Recursos a utilizar
- Fecha real de auditoría
- Estado
- Hallazgos documentados
- Resultados y observaciones
En esta etapa de la auditoría ya está conformado y claro el auditor líder y su equipo. Ellos se encargan de diseñar la lista de chequeo para cada proceso que se va a revisar, esta lista es clave, ya que aquí se va a llevar la evaluación y registro de todo lo que sea imprescindible recolectar, información de calidad de cada proceso.
La lista de chequeo
Es un formato característico de las auditorías que debe ser diseñado con el objetivo de disminuir diferencias de pensamiento o errores “humanos” que se puedan presentar y evitar que se dejen de evaluar o verificar aspectos clave e importantes de la auditoría.
Las funciones principales de la lista de chequeo son las de integrar, ordenar información, recolectar, registrar la documentación de evidencias, controlar el cumplimiento de actividades y verificar que no se pase nada por alto.
A continuación podrás consultar listas de chequeo de algunas normas que te pueden ayudar y servir de guía:
Lista de chequeo ISO 9001:2015 para auditar la fase de planificación
Diagnóstico y lista de chequeo del Sistema de Gestión Ambiental ISO14001:2015
La ejecución es el desarrollo de la auditoría, aquí es donde llevas a la acción todo lo definido en las etapas anteriores. Aquí, sigues el cronograma, diligencias las listas de chequeo, recolectas la evidencia y sigues la metodología definida con el equipo de trabajo. Luego de ejecutar estas actividades, o en paralelo, se inicia la construcción del informe de hallazgos y recomendaciones para consolidar el informe final, las conclusiones generales y recomendaciones pertinentes.
Informe de hallazgos y recomendaciones
Este es un documento que contiene el detalle y el resultado final de todo el trabajo realizado en la auditoría. Allí se comunican los hallazgos, es decir aquellos hechos detectados en el ejercicio de la auditoría y pueden hacer referencia a deficiencias, faltas, pero también, a necesidades de cambio y fortalezas.
Informe de hallazgos y recomendaciones auditoriasEn este informe, los hallazgos deben estar asociados a un criterio de la lista de chequeo y a soportes o evidencias de la situación actual encontrada.
Por otro lado, una de las partes del informe de hallazgos que generan alto valor en los informes, son las recomendaciones. Muchas veces nos enfocamos en detallar y justificar minuciosamente los hallazgos y nos quedamos cortos en las recomendaciones que hacemos para mejorar o corregir esas situaciones encontradas.
Es importante que al momento de redactar las recomendaciones que hacemos frente a los hallazgos, revisemos las prácticas líderes, casos de éxito de otras áreas que realizan la misma actividad, o de otras empresas, revisar estudios y benchmarking, para que las recomendaciones que se describan en el informe de auditoría sean de peso y de verdad generen alto valor en la toma de decisiones de la compañía.
Los capítulos regulares que componen un informe de auditoría son los siguientes:
- Objetivos de la auditoria
- Alcance y procesos auditados
- Identificación del cliente de la auditoria
- Identificación del equipo auditor y auditados
- Fechas y ubicaciones
- Criterios de auditoria
- Hallazgos de la auditoria
- Conclusiones y recomendaciones de la auditoría
- Declaración de cumplimiento de los criterios
- Otras anotaciones
Esta etapa de la auditoría es clave para que el ejercicio de auditoría genere valor a la estrategia y procesos de la compañía. La finalización y entrega del informe final es un hito importante, de alguna forma es un cierre formal de auditoría que transmite el mensaje de "con esto nos vamos" es fotografía tomada al estado actual de la organización para ser analizada, y con ello, abrir la puerta a los cambios reales, es decir cuando se toman decisiones a cerca de las acciones que se implementarán para mejorar los hallazgos identificados en la auditoría.
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Acciones de mejoras o también llamadas acciones correctivas
La norma ISO 9001:2015 define una acción correctiva como: “la acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir"
Adicionalmente las acciones de mejora generadas a partir de una auditoría, son útiles para mejorar preventivamente los procesos, afinarlos y alinearlos de forma más coherente y adecuada a las necesidades reales de la organización.
Asegurar que la mejora sea continua en la empresa es un proceso de constancia y disciplina en su seguimiento y ejecución, recordemos que los diagnósticos, auditorías o inspecciones generan alto valor cuando a raíz de ellos se ejecutan cambios reales en la organización.
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Una auditoría bien gestionada no solo detecta fallas, sino que impulsa el cambio, fortalece la estrategia y aporta información clave para tomar mejores decisiones.
¿Quieres asegurar auditorías más efectivas? Planea bien, audita con criterio y ejecuta las mejoras.
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Auditorías virtuales o remotas ¿Qué son?
Las auditorías virtuales, también conocidas como auditorías remotas, son aquellas que se realizan fuera del sitio físico del auditado, utilizando herramientas tecnológicas para acceder a la información y evidencias necesarias.
Este enfoque fue formalmente reconocido en la última versión de la norma ISO 19011:2018, que establece las directrices para auditorías a sistemas de gestión. Esta modalidad se ha consolidado especialmente por su utilidad en contextos donde no es posible o práctico realizar auditorías presenciales.
Tipos de auditorías virtuales
La norma ISO 19011:2018 identifica dos clases principales de auditorías virtuales, dependiendo del nivel de interacción con el auditado:
- Auditoría virtual con interacción humana: se realiza de manera remota, pero con comunicación directa entre el auditor y el equipo auditado. Esta interacción se da a través de canales como videollamadas, llamadas telefónicas, chats en tiempo real o compartición de pantalla.
- Auditoría virtual sin interacción humana: en este caso, no hay contacto con personas. El auditor accede a sistemas, plataformas, documentos o infraestructura tecnológica sin intervención directa del auditado. Esta modalidad requiere contar con permisos y protocolos de seguridad previamente definidos.
¿Qué se debe tener en cuenta en una auditoría virtual?
Aunque se realicen a distancia, las auditorías virtuales mantienen la misma estructura que una presencial: planificación, preparación, ejecución y cierre. Lo que cambia son los recursos y herramientas tecnológicas necesarias para su desarrollo.
- Videollamadas o llamadas telefónicas
- Correo electrónico
- Videos o grabaciones
- Accesos a plataformas en la nube
- Compartición de pantalla
- Documentación digital
- Asegurarse de que auditor y auditado dominen el uso de las herramientas tecnológicas seleccionadas.
- Realizar pruebas técnicas antes del día de la auditoría.
- Acordar los canales y métodos de verificación según el tipo de evidencia que se desea recolectar.
Flexibilidad geográfica: No hay necesidad de desplazamiento físico.
Adaptación horaria: Es más sencillo coordinar auditorías entre equipos en diferentes zonas.
Reducción de costos: Menos gastos en logística, desplazamientos y recursos.
Seguridad de la información: Se puede planear y controlar mejor el acceso a los datos sensibles.
Las auditorías virtuales son una evolución lógica en la era de la transformación digital. Su implementación no solo facilita la continuidad de los procesos de evaluación y mejora, sino que también aporta agilidad, eficiencia y reducción de costos a las organizaciones. Adoptarlas con responsabilidad y preparación es clave para asegurar resultados confiables y útiles para la toma de decisiones.
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¿Qué es una inspección?
Una inspección es una técnica analítica de seguridad que, a través de la observación directa, busca identificar condiciones peligrosas o anómalas que puedan afectar negativamente a una organización. Su propósito principal es detectar riesgos de manera temprana para implementar acciones que prevengan incidentes o mejoren los procesos.
Las inspecciones permiten recopilar información clave para elaborar diagnósticos iniciales, realizar seguimientos y diseñar programas preventivos eficaces.
Durante una inspección se pueden analizar:
- Instalaciones físicas
- Equipos y herramientas
- Procesos productivos: condiciones, metodologías, comportamientos, actitudes y aptitudes del personal
Aunque las inspecciones no eliminan directamente los riesgos, sí permiten generar alertas tempranas que facilitan la toma de decisiones para mitigar fallas y mejorar continuamente.
Tipos de Inspecciones
Podemos identificar tipos de inspecciones según su forma de planeación y según su periodicidad:
| PLANEACIÓN | PERIOCIDAD | |
| Informales o espontáneas | Son realizadas por cualquier personal, dirigida a varios procesos. No hay previo aviso. No son sistemáticas, por lo general no planeadas. | Determinadas, a juicio del jefe, auditor o director. |
| Formales o planeadas | Se realizan con una periodicidad determinada. Se caracterizan por ser sistemáticas, cuenta con una preparación previa de formatos, del equipo y de agendas. Es planificada y detallada. | Sistemáticas |
| Especiales | Son planeadas por un experto, son profundas y detalladas, tiene como objetivo inspeccionar situaciones de alto riesgo para la organización. | Continuas, se realizan todo el tiempo |
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Pasos para realizar una inspección
El desarrollo de una inspección cuenta con una serie de pasos que nos llevará al cumplimiento de sus objetivos, básicamente consta de 4 pasos:
Planifica, elabora las listas de chequeo, revisa documentos anteriores, prepara formatos y define los aspectos, áreas y procesos objeto de las inspecciones, así como los responsables de realizar las mismas y la frecuencia con las que serán realizadas.
Ejecuta la inspección según los protocolos planeados, sigue la lista de chequeo, haz una revisión exhaustiva, clasifica los factores de riesgo, describe de donde provienen, analiza peligros potenciales. También es importante identificar, detallar los aspectos positivos.
Una vez realizada y cuando se proceda al análisis de los hallazgos, se debe considerar una valoración del riesgo, valora y clasifica lo encontrado para establecer prioridades en las intervenciones.
Plasmar en un documento lo identificado en el paso anterior, es importante ser claro y conciso, y más importante aún definir las acciones correctivas para dar una solución pronta a los riesgos evidenciados.
Este paso es clave para el tratamiento de estas acciones correctivas, deben ser claras y efectivas, tener un responsable, definir fechas de ejecución y seguimiento, definir indicadores o la forma en que se medirá la mejora de las fallas y finalmente agendar revisiones posteriores.
Beneficios de las inspecciones
Las inspecciones bien ejecutadas son una herramienta clave para fortalecer el sistema de gestión organizacional. Entre sus principales beneficios están:
- Prevención de riesgos mediante la detección temprana de fallas
- Implementación de medidas correctivas, oportunas y eficaces
- Mejora continua al mostrar el compromiso de la organización con la calidad y la seguridad
- Optimización de condiciones laborales, lo que impacta positivamente en la productividad y el bienestar del equipo
Comunicación y trabajo en equipo, puesto que se genera un efecto positivo de participación entre los grupos de trabajadores, aportando información y recomendaciones de control sobre riesgos o mejoramiento de situaciones de trabajo.
Preguntas frecuentes
Aunque ambos procesos buscan identificar no conformidades y mejorar los sistemas de gestión, la auditoría evalúa el cumplimiento de requisitos normativos o internos, mientras que la inspección se enfoca en la detección de condiciones inseguras o peligrosas en el entorno o proceso operativo.
Además, las auditorías suelen tener un alcance más amplio y estructurado, mientras que las inspecciones pueden ser más frecuentes y puntuales.
Una auditoría virtual es ideal cuando:
- No es posible el desplazamiento al sitio por razones logísticas, sanitarias o geográficas.
- El objeto de auditoría puede revisarse mediante plataformas digitales.
- Se busca optimizar costos y tiempo sin comprometer la rigurosidad del proceso.
Además, es una excelente opción para empresas con múltiples sedes o personal distribuido en varias ubicaciones.
Sí. De hecho, muchas organizaciones optan por un modelo híbrido donde:
- Las entrevistas se realizan virtualmente.
- La revisión documental se hace de forma remota.
- Las visitas a áreas críticas o sensibles se programan de manera presencial.
Esto permite una mayor flexibilidad y optimización de recursos sin sacrificar la calidad de la auditoría.
Para garantizar que la auditoría remota sea confiable y objetiva:
- Se deben validar las evidencias con fuentes cruzadas (entrevistas, documentos, registros en línea).
- Implementar controles de acceso y trazabilidad de la información.
- Registrar todas las sesiones (cuando sea permitido) para consulta posterior.
Contar con una metodología clara y estandarizada.
Cuando se identifica una no conformidad o condición peligrosa:
- Se debe documentar con detalle el hallazgo.
- Notificar al responsable del área inspeccionada.
- Generar una acción correctiva o plan de intervención.
- Establecer un plazo y responsable para su resolución.
- Hacer seguimiento para verificar la solución y cierre.
Las auditorías y las inspecciones bien ejecutadas son clave para fortalecer la gestión, prevenir riesgos y promover la mejora continua en las organizaciones. Con el acompañamiento adecuado y el uso de herramientas digitales, estos procesos pueden ser más ágiles, efectivos y seguros.
En KAWAK te ayudamos a planificar, ejecutar y hacer seguimiento de tus auditorías e inspecciones de forma centralizada, eficiente y alineada con las normas.
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