La gestión documental consiste en un conjunto de normas que permite la fácil y simple gestión de la información de una organización, va desde la creación, distribución, uso, actualización y disposición de los documentos y también nos permite decidir si estos están obsoletos o deben seguir conservándose.

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Optimizar la eficiencia es tan solo uno de los objetivos de la gestión documental, aunque para alcanzar esto es necesario invertir tiempo, tener un alto compromiso y seguimiento de  todo el equipo de trabajo; pero esto será de vital importancia para la creación, usabilidad, resguardo y seguridad de la información de la organización.

Otros objetivos específicos:

1. Establecer las normas y políticas para la creación, gestión, control y seguridad de la información con el objetivo de preservar los documentos de la organización.
2. Garantizar la custodia y protección de la información.
3. Homologar y agilizar los procesos dentro la organización.
4. Agilizar la toma de decisiones a los colaboradores de la organización, este objetivo se cumple cuando se tienen y facilitan los accesos a la documentación.

En las organizaciones existe un sinfín de información documentada, esto con el objetivo de gestionar el control, calidad y desempeño de los procesos o procedimientos establecidos para cada área en la organización. 

Conozcamos los tipos de documentos más usados en las empresas:

• Procedimientos: es un listado de pasos a seguir organizados cronológicamente, en el cual se describen los responsables, recursos y fechas en que se deben realizar cada uno de los pasos descritos en el procedimiento. Los procedimiento se definen y se construyen de acuerdo con las decisiones y buenas prácticas que acogen los líderes de la organización, con el objetivo de obtener el resultado esperado cada vez que realice el procedimiento.
• Instructivos: regularmente los instructivos forman parte de un procedimiento, solo que con la diferencia que en este la información del paso a paso es más detalla e ilustrada, con instrucciones de trabajo muy precisas. Actualmente estos instructivos se construyen de forma más simple y efectiva a través de videos, gráficos e imágenes que apoyan la explicación.  
• Manuales: son una guía más completa y de mayor alcance en comparación con un procedimiento. Un manual explica el uso o funcionamiento de un proceso, producto, máquina o software en particular, describe detalladamente los pasos y actividades que deben realizarse para ejecutar de forma adecuada un proceso o un producto. 
• Caracterizaciones de procesos: es un documento que permite identificar y describir todas las características y elementos esenciales de un proceso; sus actividades principales, entradas, salidas, proveedores, clientes, indicadores, riesgos, etc. Lee también: Ahora sí voy a hacer la caracterización de procesos! descarga una plantilla gratuita
• Formatos: son documentos en los cuales registramos la información de una actividad realizada. A simple vista son un documento muy básico, pero en la medida que se digitaliza trae grandes beneficios de analítica de datos para la toma de decisiones en la organización. Cuando definamos formatos intentemos en lo posible que sean digitales y que al diligenciar la información, ésta quede almacenada en una base de datos para que sea posible generar reportes y realizar análisis de información para tomar decisiones.

Todos estos documentos son los más utilizados en las organizaciones pero existen muchos más como planos, matrices, listas de chequeo, etc. que se desarrollan de acuerdo con la industria. 

En estos tiempos de cambio en que muchas organizaciones optan por la modalidad del Teletrabajo, la gestión documental en la nube les permitirá que puedan tener un fácil acceso al sistema y  que puedan hacer uso, gestión y producción de sus procesos desde cualquier lugar. 

Algunos beneficios de gestionar documentos en la nube, son los siguientes:

1. Se cuenta con toda la información documentada del sistema de gestión en un sólo lugar.
2. Fácil acceso a la documentación: todos los colaboradores tendrán acceso a la información de su interés con la certeza de que estos son los documentos vigentes en su organización, sin tener que ir a un estante saturado de documentos o recurrir al dueño del proceso.
3. Es amigable con el medio ambiente: un punto a favor desde la perspectiva ecológica es que se reduce en gran proporción el uso de papel en las compañías, este puede ser un pequeño paso para devolverle al planeta todo lo que nos ha otorgado.
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4. Trabajo en equipo: el sistema de gestión en la nube permite que todos los involucrados en un proceso puedan participar en la creación, revisión o aprobación del mismo en los tiempos indicados, sin importar que se encuentren dentro o fuera de las instalaciones de la organización.
5. Orden: podrán establecer los lineamientos más factibles para el orden de los documentos y así encontrar más rápido la información. 
6. Menor costo: la organización puede empezar a reducir costos en impresiones, energía y la compra de hojas de papel, quizá no elimine por completo estos costos pero si se presentarán ahorros.
7. Seguridad: los documentos están a salvo en caso de accidentes, desastres naturales o incendios. En estas situaciones probablemente toda la información se perdería, al tener toda tu información en la nube estaría protegida. Adicionalmente podrías facilitar el control de acceso y permisos a los documentos según el rol y responsabilidades particulares de los colaboradores. Lee también: ISO 27001 desde un enfoque práctico - Seguridad de la Información

En la gestión documental nos referimos al control de versiones cuando se realizan cambios a un documento que contenga información previamente aprobada por la empresa.

Un software nos facilita en gran medida esta actividad porque en lugar de tener guardadas un sinnúmero de versiones de un documento en nuestro computador, el software de gestión documental realiza el control de versiones de manera automática y suele otorgar un número o combinación alfanumérica de cada documento para su control, e incluso, puede tener la opción de visualizar en cada versión de documento el motivo del cambio, quien lo realizó y cuando lo realizaron.

Beneficios del control de versiones con la implementación de un Software:

• Olvídate del uso indebido de versiones obsoletas, con la gestión automática de documentos se controla que sólo se haga visible la última versión del documento aprobado.
• Consulta fácilmente la trazabilidad (a continuación explicaremos este concepto) de tus documentos; fechas, controles de cambio y roles de las personas que diseñaron, revisaron y aprobaron un documento.
• Te ayuda a fortalecer el hilo de comunicación con todo tu equipo de trabajo, las personas podrán tener a la mano y tendrán la confianza de usar siempre la versión correcta de cada documento en sus labores. 
• Si te equivocas, no te preocupes, puedes deshacer los cambios a la anterior versión.
• Lograrás minimizar los tiempos de creación, revisión y aprobación así como el tiempo de publicación de los documentos a toda tu compañía.

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La RAE define trazabilidad como la posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo.

En términos de gestión documental, la trazabilidad es el procedimiento que nos permite conocer la evolución de un documento desde su creación, modificación y disposición final.

La importancia de la trazabilidad dentro de las organizaciones radica en que los colaboradores generan diariamente información importante, la cual puede generar cambios dentro de un documento o bien crear uno nuevo, y la trazabilidad permite saber ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿por qué? se modificó un documento.

¿Por qué es importante conocer la trazabilidad?

A continuación mencionamos algunas de las razones de su importancia y como el software de gestión de calidad podrá ayudar en este proceso:

• El equipo de trabajo podrá gestionar sus actividades de forma rápida y eficaz, teniendo la confianza de que utiliza las versiones de documentos correctas.
• Los colaboradores tienen claridad de su rol y responsabilidad frente a los documentos, si son responsables de crear, diligenciar, revisar o aprobar.
• Se reduce el riesgo de pérdida de la historia de los documentos
• Permite analizar las razones de los controles de cambios que se han realizado a los documentos.
• Permite identificar los documentos gestionados por cada área o proceso, cuales están vigentes u obsoletos.

La norma ISO 9001:2015 elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (International Standarization Organization o ISO por sus siglas en inglés), determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad en una organización. Uno de los requisitos fundamentales se refiere a la información documentada, el cual indica que debemos cumplir con:

1. Documentar la información que la organización determine necesaria para la eficacia del sistema de gestión de calidad.
2. Documentar la información requerida por la propia norma, es decir los documentos y registros que ésta requiere: alcance, políticas, objetivos, registros de requisitos de productos, evaluaciones, etc.

La información documentada puede variar de una organización a otra, teniendo en cuenta el tamaño, tipo de actividades, procesos, productos y servicios, la complejidad de los procesos y sus interacciones, las competencias de las personas y la cultura de la organización.

A continuación te dejamos algunos tips para gestionar la información documentada de tu organización: