Política de privacidad y protección de datos personales

Responsables del tratamiento de sus datos personales: El responsable del tratamiento de los datos personales es la Gerencia de Servicio al Cliente de KAWAK COL SAS y será ante quien los interesados podrán dirigirse para el efectivo ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocación de la autorización de tratamiento.

Domicilio: Nuestro domicilio está ubicado en la ciudad de Bogotá D.C., Calle 93 # 15 - 73 Piso 4, teléfono: +57 (310) 780 23 50. Correo, servicioalcliente@kawak.net.

Tratamiento de datos personales sin previa autorización: podrá tratar datos personales sin previa autorización del titular en todos los casos en que estos sean de naturaleza pública. Es decir, todos los datos de naturaleza pública no requerirán de autorización por parte del titular para su tratamiento. Lo anterior en concordancia con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Tratamiento de datos personales con previa autorización: podrá tratar otros datos personales necesarios para atender el cumplimiento de sus funciones, tales como datos semiprivados, datos privados y sensibles, datos socioeconómicos, de ubicación, de identificación, de contenido financieros y otros.

Finalidades del tratamiento: Los datos personales de clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y/o terceros que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual de cualquiera de los productos y servicios ofrecidos, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa.
3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole.
4. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.
6. Realizar análisis estadísticos y cientificos de uso de los productos
7. Para el envío y recepción de elementos o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la empresa.
8. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Transferencia de datos personales: KAWAK COL SAS podrá transferir los datos personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación operativa o que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial. En dichos supuestos, adoptaremos las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a los datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales adoptada por KAWAK COL SAS y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley.

Derechos de los Titulares de la información: Conforme a la legislación vigente, los titulares de la información tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información y/o revocar la autorización para su tratamiento. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Ejercicio de sus Derechos: Usted o su representante legal, debidamente acreditado, podrán limitar el uso o divulgación de sus datos personales; así como ejercer, cuando proceda, los derechos de Acceso, Rectificación, Actualización o Supresión que la Ley prevé. Es importante mencionar que el ejercicio de cualquiera de dichos derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro derecho. Los datos obtenidos en desarrollo de nuestra actividad como empresa de servicios tecnológicos solamente serán actualizados en las oportunidades y formalidades previstas en la ley para tal fin.

Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales: En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento, o realizar la solicitud a través de nuestro portal web de atención al cliente. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

1. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, KAWAK COL SAS responderá la solicitud en plazo máximo diez (10) días hábiles en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante KAWAK COL SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
   1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Gerencia de Servicio al cliente de KAWAK COL SAS con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, KAWAK COL SAS podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que KAWAK COL SAS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
   2. Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
   3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos del KAWAK COL SAS, como por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.

Modificaciones a la política de Privacidad: Cualquier modificación a la presente política será notificado a través de cualquiera de los siguientes medios: comunicado por escrito enviado al domicilio del interesado, por medio de un mensaje enviado al correo electrónico del interesado o a su teléfono móvil; un mensaje dado a conocer a través de nuestra página web o del medio electrónico utilizado para celebrar operaciones con KAWAK COL SAS.

Seguridad de la información. KAWAK COL SAS ha adoptado las medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales posibles y necesarias para la protección de los datos personales, con el fin de garantizar los atributos de confidencialidad, autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.

Actualización 5 de Abril de 2024